Сложный процесс управления включает несколько последовательных мер:
- Определение и формирование требований по проекту;
- Постановка максимально точных и ясных целей;
- Создание и реализация коммуникации между сторонами – участниками;
- Сбалансирование ограничений по проекту: в частности бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов, характеристик;
- Коммуникация с командой с учетом их потребностей/пожеланий/ожиданий и обеспечение соответствия используемых материалов подтвержденным планам.
Весь процесс подразделяется на отдельные этапы: начало проектирования, планирование, реализация и контроль, завершение. Всестороннее планирование обязанностей и компонентов проекта, организация работ, обеспечение необходимыми ресурсами и контроль за действенностью выбранной стратегии — именно это является основным моментом для достижения намеченных целей в управлении перспективными проектами. Постараемся более подробно раскрыть эту тему:
- Инициатива (то есть, начало проекта). Это своего рода знакомство с проектом. Определяются его суть и цели, формируется соответствующая команда.
- Планирование. Это наиболее важная часть управления проектом. Как утверждается в классической методологии, предложенной в RMBОK, данный этап должен занять примерно 50% всего времени, потраченного на реализацию проекта. Сложность в том, что на этапе планирования учитываются все меры, которые должна осуществить команда для достижения намеченных целей. Для этого проект разбивается на части и на мелкие задачи. Составляется некий «распорядок», в котором записываются последний срок выполнения той или иной задачи. Кроме того, в планирование входит регулярное внесение изменений, так как в процессе работы постоянно возникают новые нюансы и подзадачи, выявляются некоторые «подводные камни».
- Реализация и контроль. Этот этап заменяется предыдущим. В идеальной системе управления проектом все выглядит так: постановка задачи, его реализация, контроль, внесение необходимых изменений в план, непосредственная реализация и т.д. На этапе выполнения как правило присутствуют средства для облегчения хода процессов: представительство, управление временем, матрица Эйзенхауэра и списывание задач.
Завершение проекта. На данном этапе осуществляется контрольная проверка выполненных работ, с обязательным сохранением первичных данных, использованных инструкций и регламентов. Это нужно для того, чтобы даже новый член команды понимал что было сделано до него.
