Layihələrin idarə edilməsi kimi mürəkkəb prossesə bir sıra ardıcıl tədbirlər daxildir:
- Layihə tələblərinin müəyyən edilməsi və formalaşdırılması;
- Maksimal dəqiq və aydın məqsədlərin qoyuluşu;
- Layihədə iştirak edən tərəflər arasında kommunikasiyanın yaradılması və həyata keçirilməsi;
- Layihə məhdudiyyətlərinin tarazlaşdırılması: xüsusilə büdcə, resurslar, risklər, dedlaylar, keyfiyyətlər;
- Komanda ilə ünsiyyət qurmaq, onların ehtiyaclarını/istəklərini/gözləntilərini nəzərə almaq və mövcud planları alınan materiallara uyğun düzəldilməsi.
Bütün bu tədbirlər ayrı-ayrı mərhələlərə bölünür: layihənin başlanması, planlaşdırma, icra və nəzarət, tamamlama. Məhz vəzifələrin və layihə komponentlərinin hərtərəfli planlaşdırılması, təşkili, zəruri resursların təmin edilməsi və seçilmiş strategiyanın təsirliliyinə nəzarət — Bu, qarşıya qoyulmuş məqsədə nail olmaq perspektivi olan layihələrin idarə edilməsinə daxil olan əsas məqamdır. Bu mövzunu bir az daha ətraflı izah etməyə çalışaq.
- Təşəbbüs(yəni layihənin başlanğıcı). Layihə ilə müəyyən bir tanışlıqdır. Onun mahiyyəti və məqsədləri müəyyən edilir, ona uyğun komanda formalaşır.
- Planlaşdırma. Layihənin idarə olunmasında ən vacib hissəsidir. RMBOK tərəfindən klassik metodologiyada təsdiq edildiyi kimi, bu, layihənin həyata keçirilməsi prosesində bütün vaxtın təxminən 50%–ni təşkil etməlidir. Çətinlik ondan ibarətdir ki, bu mərhələ zamanı komandanın müəyyən məqsədə çatmaq üçün həyata keçirməli olduğu bütün tədbirlər diqqətlə qeydə alınır. Bunu etmək üçün, layihə əvvəlcə hissələrə və kiçik problemlərə bölünür. Hər bir vəzifə üçün son tarixlərin yazıldığı müəyyən “iş cədvəli” yaradılır. Həmçinin zəruri resursların siyahısı hazırlanır. Eyni zamanda, planlaşdırmaya vaxtaşırı düzəlişlər daxildir, çünki iş prosesində daim yeni nüanslar və subtasks meydana çıxır, layihənin bəzi “sualtı daşları” aşkar olur.
- İcra və nəzarət.Bu mərhələ əvvəlki mərhələ ilə əvəz olunur. Layihənin ideal idarəetmə sistemində hər şey belə görünür: vəzifənin qoyuluşu, onun həyata keçirilməsi, nəzarət, plana lazımi düzəlişlərin edilməsi, aşağıdakı vəzifələr və s. İcra mərhələsində, adətən, proseslərin gedişini asanlaşdırmaq üçün müəyyən vasitələr var: nümayəndəlik, vaxtın idarə edilməsi, Eyzenhauer matrisi və işlərin silinməsi.
Layihənin tamamlanması. Bu mərhələdə görülən işin nəzarət yoxlaması aparılır və ilkin məlumatlar, cəlb edilmiş təlimatlar və reqlamentlər mütləq saxlanılır. Bu ona görə lazımdır ki, hətta komandaya daxil olan yeni üzv də bundan əvvəl nələrin edildiyini başa düşə bilsin
